Célratörő és hatékony: az Eisenhower-mátrix

Célratörő és hatékony: az Eisenhower-mátrix

Képzeld el, hogy a főnököd felkért arra, hogy állítsd össze a következő testületi ülésre az előadást. Csak néhány napod maradt, rengeteg egyéb feladatod is van, és a To-Do listád szinte végtelen. Emiatt ideges vagy, nehezedre esik az összpontosítás és a figyelmed szétszóródik.

A rövid határidők okozta stressz a leggyakoribb munkahelyi terhek egyike. Túl sok feladatot kell teljesíteni túl rövid idő alatt. Hogyan tudod legyőzni ezt a stresszt, és hogyan tudod a feladataidat jól elvégezni?

Eisenhower mátrixa a sürgősség és a fontosság alapján segít eligazodni a prioritások között, és szabja meg azt, hogy melyik feladat fontos, és melyek azok, melyek inkább elvonják a figyelmet.

Mi tehát a fontos és mi a sürgős?

1954-ben, a korábbi USA elnök, Dwight D. Eisenhower egy beszédében Dr J. Roscoe Millert, a Northwestern Egyetem elnökét idézte: „Kétféle problémával szembesülök: a sürgőssel és a fontossal. A sürgős nem fontos, a fontos pedig sosem sürgős.” Ez az ún. Eisenhower-mátrix az, melynek segítségével ő a feladatokat és a prioritásokat rendezte.

Arra jött rá, hogy a helyes időgazdálkodás azt jelenti, hogy egyszerre vagyunk célravezetőek és hatékonyak. Más szavakkal megfogalmazva: a fontos dolgokkal kell foglalkozni, nem pedig csak a sürgősekkel. Ehhez persze meg kell értenünk a fontos és a sürgős köti különbséget.

  • Fontos az a feladat, amelynek végrehajtása szükséges (szakmai vagy személyes) céljaink eléréséhez
  • Sürgős az a feladat, amely azonnali figyelmet igényel, és gyakran valaki más céljainak az eléréséhez járul hozzá. Gyakran ezekre összpontosítunk, mert ha nem foglalkozunk velük, akkor a következmények azonnal nyilvánvalóak lesznek.

Ha felismerjük, hogy mely feladat fontos és mely feladat sürgős, akkor túljutunk azon a természetes tendencián, miszerint a nem fontos, de sürgős feladatokat vegyük előre. Ezáltal a „tűzoltás” pozícióból egy olyan helyzetbe helyezzük át magunkat, ahol az üzletre és a karrierre tudunk figyelni.

Így alkalmazd Eisenhower alapelvét

Írd fel az összes feladatodat. Igyekezz a listába belefoglalni mindent, ami elviszi az idődet a munkaidőben, függetlenül annak fontosságától.

Ezután vizsgáld meg valamennyi feladatot, és sorold be őket az alábbi 4 kategóriák egyikébe:

 

A következő lépésben az alábbi stratégia szerint kezeld a prioritásaidat:

  1. Fontos és sürgős

Kétféle típusa létezik ennek a kategóriának: az egyik az, amit nem láthattál előre, a másik pedig az, amit az utolsó pillanatra hagytál. Ha előre tervezel, az utóbbi nem fog előfordulni. Ugyanakkor krízishelyzet, váratlan feladatok bármikor előfordulhatnak. Ha sok a fontos és sürgős megbízásod, azonosítsd be azokat, melyeket előre kellett volna látnod, így a jövőben a hasonló feladatokat már képes leszel ütemezni, így nem válnak sürgőssé.

  1. Fontos, de nem sürgős

Ezek a feladatok segítenek a személyes és szakmai céljaid megvalósításában. Ezekre szánj elegendő időt, hogy ne váljanak sürgőssé. Időbeosztásod tervezésekor mindig hagyj valamennyi teret a váratlan problémáknak. Ezekkel maximálisan tudod követni terveidet, és nem jelenik meg az a stressz, amikor a szükségesnél sürgősebbé válnak a feladatok.

  1. Nem fontos, de sürgős

A nem fontos, de sürgős feladatok akadályoznak meg céljaid elérésében. Tedd fel magadnak a kérdést, hogy mikorra tudod őket átütemezni, vagy pedig delegáld őket. Az ilyen feladatok általában másoktól származnak. Néha megoldhatóak egy udvarias „nem” szóval is, illetve megoldás lehet, ha a másik személyt bátorítod arra, hogy saját maga oldja meg a feladatot. Jó ötlet például, ha időről-időre lehetőséget biztosítasz másoknak arra, hogy veled beszéljenek, így azok a személyek, akik sokszor megzavarnak, a szervezett megbeszélés keretében már meg is kapják a megoldásukat.

  1. Nem fontos és nem is sürgős

A tipikus figyelemelterelő, zavaró feladatok. Igyekezz őket a lehető leginkább kerülni. Előfordulhat, hogy másvalaki szeretné, hogy te végezd el ezt a feladatot, annak ellenére, hogy ez a saját eredményeidet nem gyarapítja. A lehetséges megoldás az udvarias „nem” szó lesz, természetesen megmagyarázva a hátterét. Így fel tudod állítani a kereteket, és a jövőben mások nagyobb valószínűséggel ezt tiszteletben is tartják majd.

 

Forrás: https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_91.htm

 

Nincs hozzászólás

Nem kommentelhető.