Az otthoni munkavégzés mind a vezetők, mind a beosztottak számára rengeteg olyan plusz kihívást hozott magával, melyek korábban nem voltak jelen életükben. Jelen cikkben összegyűjtöttük azokat a tényezőket, melyeket legtöbbször hallunk ügyfeleinktől, hogy frusztrációt okoznak a home office szituációjában.
A vezetők legnagyobb mumusai az otthoni munkavégzés során:
A vezetők frusztráltsága az esetek 90%-ban egy ilyen helyzetben az ellenőrizhetetlenségre vezethető vissza. Az agilis működés során, valamint egyes munkakörökben, ahol könnyen kimutatható az egyén teljesítménye, ez nem feltétlenül okoz problémát. Sokkal nehezebb azonban az olyan munkaköröknél, ahol nem egyértelműen megfogható a teljesítmény, mint például egy adminisztrációs pozíciónál. Épp ezért szokás, hogy ezeknél a munkaköröknél a munkával töltött idő számít, melyre jelen esetben a vezetőknek nincsen rálátása. Felmerül a kérdés, hogy amennyiben minden határidőre elkészül, valóban fontos-e, hogy az adott munkavállaló aznap 8 vagy csupán 6 órát töltött munkával. Mindenesetre mindenképp érdemes ezt és a hasonló, újonnan felmerülő kérdéseket tisztázni az otthoni munkavégzés bevezetésekor.
A második nehézséget a munkavállalók elérhetetlensége, vagyis a kommunikációs nehézség okozza. Az otthoni munkavégzés nagyobb összeszedettséget, és átgondoltabb feladatkiosztást vár el a vezetőktől. Míg korábban a dolgozók nap elején felállított napirendjét és prioritási sorrendjét könnyen felboríthatta a vezető egy ad-hoc kérése, addig korántsem biztos, hogy ez az otthonról való munkavégzés során is ilyen jól működik, hiszen előfordulhat, hogy a munkavállaló nem fogja rögtön megkapni az üzenetet, vagy éppen nem elérhető telefonon. Ez a vezetők számára folyamatos frusztrációt okoz akkor is, ha egy teljesen adekvát indok miatt nem vette fel a beosztott a telefont, mely az irodában való munkavégzés során is fennállt volna. Hiszen a vezető nem lát rá arra, hogy a munkatársa csupán mosdóra ment, szokatlan időben ment el ebédért vagy éppen beiktatott egy délutáni szundit. Érdemes tehát azt is tisztázni, hogy mely időpontokban kötelező a munkavállalónak elérhetőnek lennie, s ezáltal mikor számonkérhető, ha nem válaszolt egy e-mailre vagy nem vette fel a telefonját.
Magas frusztrációt okozhat továbbá az otthoni munkavégzés szabályainak kialakításakor a szervezeti politika és kultúra, valamint a beosztottak elvárásainak az ütközése. Előfordulhat ugyanis, hogy egy multinacionális környezetben a home office során is ragaszkodnak az irodában megszokott szabályokhoz, például a kötelező törzsidőhöz, mely egyes esetekben jól működik, azonban bizonyos esetekben gátolhatja a produktivitást. Amennyiben a munkavállalók szeretnék az otthoni munkavégzés jobban a saját bioritmusukhoz igazítani a magasabb teljesítmény érdekében, például délután 1 és 3 között elmennének edzeni, hogy az agyműködés egy gyengébb időszakát is hasznosan töltsék, majd délután újult erővel tudjanak tovább dolgozni, a vezető nehéz helyzetbe kerülhet:
Van a munkavállalóknak egy olyan igénye, mely a tapasztalatok szerint nem gátolja, hanem még növeli is a teljesítményt, s van egy vállalati policy, mely szerint minden munkavállaló 9:00 és 17:00 között folyamatosan elérhető kell, hogy legyen. Ilyen döntések sora magas stresszt okozhat a vezető életében.
A munkavállalók által legfrusztrálóbbnak vélt tényezők:
Ahogy a vezetők számára, úgy a beosztottak számára is magas stresszt okoznak a nem megfelelően átbeszélt és kommunikált keretek. Rengeteg kérdés vetődik fel a munkavállalókban az otthoni munkavégzés kapcsán, melyek nem mindig kerülnek megválaszolásra. Ilyenek lehetnek:
- A kötelező törzsidő és a szünetek kérdése
- Az, hogy milyen esetekben elég e-mailt írni, és mikor érdemes inkább telefonálni
- Meddig nem terhelik túl a vezetőt a kérdésekkel és információkkal
- Hogyan akadályozzák meg az információvesztést
Az ellenőrizhetőség hiányának köszönhető az, hogy sokszor az otthoni munkavégzés során a beosztottak vagy túl sok, vagy túl kevés munkát kapnak. Egyes vezetők úgy vannak vele, hogy szándékosan túlterhelik az alkalmazottakat, s ezáltal nem lesz lehetőségük pihenni napközben a munka helyett. Máskor azonban épp az ellenkezője történik akár a vezető szándékának, akár a jelen gazdasági helyzetnek köszönhetően. A túlterheltségnél nem nehéz elképzelni, hogy a munkavállalók magas stressznek vannak kitéve, azonban érdekes módon az alulterheltség során is ez figyelhető meg. Az unalom magas stressz faktor, ráadásul sokaknál bűntudat is jár mellé, hiszen kevesebb munkára megkapják ugyanazt a fizetést. Ez a bizonytalanságot is fokozza, hiszen joggal gondolhatják a munkavállalók, hogy amennyiben kevesebb munka van, mint korábban, úgy a szervezetnek nincs annyi alkalmazottra szüksége.
A harmadik leggyakoribb frusztrációt okozó tényező a munkavállalók között az, hogy nem látnak rá egymás munkájára. Ez főleg egy együtt dolgozó csapat esetén, ahol egymástól függ a közös teljesítmény, kiemelkedően fontos. Adams méltányosság elmélete szerint a motivációnk alapja az összehasonlítás. Azt vesszük alapul, hogy az erőfeszítéseink által kapott eredmények egyeznek-e mások azonos erőfeszítései által kapott eredménnyel. Ha úgy látjuk, hogy valaki ugyanazt a jutalmat kapja kevesebb erőfeszítéssel, azt belső frusztrációt okoz, melyet az erőfeszítéseink csökkentésével fogunk kiküszöbölni.
Ezen összes tényező rávilágít arra, hogy a legfontosabb a produktív otthoni munkavégzés kialakításához a megfelelően tisztázott szabályok létrehozása, s a folyamatos kommunikáció.
Amennyiben kíváncsi vagy, hogy a Vista Verdénél hogyan alakítjuk ki szervezetre szabottan a home office megfelelő működését, vegyél részt 09.22. kedden díjmentes, online workshopunkon.
