Így mentsd meg a meetinget, ha elharapództak az indulatok

A vitába, veszekedésbe torkolló meetingek rombolják a munkatársi kapcsolatokat és a hatékonyságot is. Négy egyszerű lépéssel azonban még idejében kézbe tudod az irányítást és vissza tudod terelni a medrébe a beszélgetést.

Vezetőként a meetingek lebonyolítása sokszor igazán nagy kihívás, hiszen a beszélgetést úgy kell mederben tartani, hogy a végére eredmény vagy megállapodás szülessen az adott kérdést illetően. Egy korábbi cikkünkben már írtunk arról, hogy milyen egyszerű szabályok lefektetésével lehet megalapozni az eredményes vita műfaját, ám ahogy akkor is említettük, sokszor sajnos mégis elkerülhetetlen a túlságosan is heves véleménycsere.

Egy ilyen meetingen résztvevőként már te is találkozhattál azzal, hogy a kollégáid csak saját gondolataikat ismételgetik, egyszerűen elbeszélnek egymás mellett. Ilyenkor csak arra vágynak, hogy őket hallgassák meg, meg nem értettséget éreznek. Ez különösen igaz akkor, ha valaki sértettségből beszél, egója ilyenkor ugyanis gyógyulásra vágyik. Az is gyakran előfordul, hogy egy kérdés megvitatása közben valójában egy másik probléma vagy konfliktus van a háttérben, ez ilyenkor rejtett módon bekúszik a megbeszélésbe és eltereli a valódi fókuszról a hangsúlyt. Megfigyelhető továbbá az is, hogy nem is a probléma az igazán nagy vagy a nézőpontok állnak túl messze egymástól, hanem mindennek túlreagálása, ilyenkor tud igazán eluralkodni a káosz.

Lássuk hát azt a négy lépést, amik segítségével nagy eséllyel visszaterelhető a meeting egy nyugodtabb mederbe.

1.    lépés: Szakítsd meg a káoszt

Az indulattal teli érzelmek közben a pulzus és a beszéd felgyorsul, ezért ezzel ellentétes hatásokra van szükség. Lassan, nyugodtan beszélve hívd fel magadra a figyelmet, kizökkentve ezzel mindenkit.

2.    lépés: Térj vissza a folyamatra

Tárgyilagosan, senkit nem hibáztatva hívd fel a figyelmet arra, hogy eltértetek a tárgytól, sok időt veszítve ezzel. Kérd, hogy erősítsék meg, ők is látják a problémát. Így könnyebben köteleződnek el a megoldás mellett is. Ez idő alatt ugyanis van ideje megnyugodni az egónak, és ahelyett, hogy egymást tekintené mindenki ellenségnek, egy közös ellenség kerülhet a fókuszba: az eredménytelenség.

3.    lépés: Javasolj új struktúrát

Fektessetek le új szabályokat. Fontos, hogy mindenki elfogadja és a magáénak érezze őket, hiszen így tudnak elköteleződni mellette. Az új szabályoknak biztosítaniuk kell a nyugodt tempót és érzelmeket.

4.    lépés: Tartasd be a megállapodás

Egy intenzív vita után nem valószínű, hogy mindenki rögtön vissza tud állni a nyugodt megbeszélésre. A rend megtörését az esetükben ne büntető jelleggel kezeld. Mindössze fel kell hívnod a figyelmet az eltérése és emlékeztesd őket a közösen lefektetett keretekre.

Ahogy cikkeinkben is látható, törekszünk arra, hogy a vezetőknek olyan gyakorlati tudást és eszközöket adjunk, amik segítségével akár már holnaptól egy kicsivel jobb vezetőkké tudnak válni. Számos képzésünkön segítjük a hozzánk érkezőket, de az egyéni coachingot is ajánljuk minden fejlődni vágyó vezetőnek. Természetesen van olyan, hogy mindez nem elég és elharapódzott egy konfliktus a csapatban, ilyenkor érdemes külső szakembert segítségül hívni egy mediátor személyében. Szakembereink ebben is rendelkezésre állnak, de rendszeresen indítunk képzéseket is indítunk, ahol megtanítjuk az érdeklődőknek a mediáció csínját-bínját.

Forrás: Grenny, J. (2017). How to Save a Meeting That’s Gotten Tense. Harward Business review. Online megtekintés: https://hbr.org/2017/12/how-to-save-a-meeting-thats-gotten-tense